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   长风天下作为一家武汉会议会展以及武汉活动策划公司,专门为客户提供优质的会议服务,从会议策划到会议完善一站式服务,包括会议所需的舞台搭建以及桌椅出租、活动设备租赁。
一、会展服务大概流程介绍:
1、会议开始前,负责与会人员的注册登记,包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等;

2、需在会议服务开始前,对进场人员进行一一的核验,避免闲杂人等混入;会议开始后,将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室,将会议厅室的大门关上;
3、迎接嘉宾,引导代表等至指定席位;
4、记录会议的进行过程及代表的发言内容;
5、对要求发言的代表进行登记,及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书。注意记录下代表的姓名,所代表的国家或机构及发言顺序的先后要求。有的代表要求靠前安排发言时间,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求。
6、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。发言稿通常在该代表发言期间分发,如稿件未到,可在主持人发言小结时分发,或在下次会议开始前分发。为保证记录的准确性,如代表系临时发言且有手稿,可在其发言后向其暂借,复制后随即退还;
7、随时准备提供必要的会议文件及有关资料,供讨论时参阅;
8、每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、(主持人用)木槌、投影设备等是否均已符合要求;
9、接听紧急电话并通知所要求的通话人。会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声。秘书接话应轻声。其他人员应在会议厅室外的分机接话,以免干扰会场。
10、会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位;各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用。

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发布时间:2019-10-24 17:02:45
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